仕事効率化の基本!簡単に改善できるファイル管理の方法とおすすめソフト

ファイル管理 簡単 方法 仕事効率化
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わびさびすと
わびさびすと

防衛省、市役所職員を経て航空業界(外資系)で働く30代、わびさびすと(@wabisabist)です。

  • ファイルがゴチャゴチャで探すのが面倒…
  • ファイル整理だけでも時間がかかる…

と疑問を抱えている方のお悩みを解決できる記事になっています。


超激務の幹部自衛官や外資系企業で勤務した私が、業務を何倍もスムーズにする『簡単に改善できるファイル管理の方法とおすすめソフト』について解説します!


この記事を読んでファイルの整理を進めると、スッキリと片付いて気持ちよく、そしてスムーズに仕事ができるようになりますよ。

そもそもファイル管理とは?

ファイル管理の方法について解説する前に、ファイル管理とは何なのかを説明しましょう。


ファイル管理とは、PCなどに保存しているファイルを使いやすく整理・保管しておくことをいいます。

デスクトップ上にフォルダを作って管理してたら、ファイルの数や種類が増えて収集が付かなくなってしまった…


という経験した人も多いはず。
こうなってしまうと、仕事のスピードも落ちてしまうし、ストレスが溜まってしまいますね。


また、「ファイルを整理していなくても検索機能を使っているから大丈夫」と思っている人もいると思いますが、ファイル検索は時間がかかり効率的ではありません。


ファイル管理は、 毎日の仕事をスムーズかつストレスフリーでこなすための基本といえます。

ファイル管理のメリット

ファイル管理をすると毎日の仕事がスムーズになり、ストレスがなくなります。
なぜ仕事がスムーズになり、ストレスがなくなるかというと次の3つのメリットがあるからです!

ファイル管理のメリット
  • 時間の短縮につながる
  • ミスの予防につながる
  • 頭の中がスッキリする

では、それぞれの具体的なメリットについて解説しましょう。

ファイル管理をすると時間の短縮につながる

ファイル管理をすると、あふれかえるファイルの山に悩むことはなくなります。
目的のファイルがすぐに見つかるようになるので、業務のスピードアップにつながります。


あまり使わないファイルは片付けて、必要なファイルをわかりやすい場所に配置することで、仕事のスピードがグンと上がります。

ファイル管理をするとミスを予防できる

ファイル管理をすると、どこに何のファイルがあるかがわかりやすくなります。
ファイルがゴチャゴチャしてると仕事が遅くなるだけでなく、ファイル紛失などのリスクにもつながります。

いらないファイルだと思って捨てたら、必要なファイルだった…


というようなミスはホントに焦りますよね?


ファイル管理をしていると必要なファイルや最新のファイルがすぐにわかるので、ファイルを紛失したり、間違えて上書きしたりするなどのミスを防ぐことができます。

ファイル管理をすると頭の中がスッキリする

デスクトップ上にファイルが散らかっていると、何となく仕事に追われてる気がします。
ファイルが整理整頓されていると、自分の仕事を見える化できるので頭の中がスッキリします。


仕事を進めるうえで一番大切なのは『モチベーション』です。
頭の中がスッキリすると仕事に臨むモチベーションが上がります。


前向きに仕事に取り組める環境ができるということは、最大のメリットといえるでしょう。

簡単にできるファイル管理の方法

ここからは簡単にできるファイル管理の方法について解説します。


結論からいうと、ファイル管理のコツはこの3つに集約されます。

ファイル管理のコツ
  • ファイル名のルールを決める。
  • フォルダをわかりやすく分類する。
  • 不要なファイルがたまらないようにする。

ファイル管理でこの3つのコツさえつかめば、どんな仕事でも毎日の業務がスムーズになり、ストレスがなくなります。


では、それぞれのコツをもとにどのようにファイルを管理していけばいいのでしょうか。
ひとつの例として私が実践している方法を教えますね。(もっといい方法があれば教えてください!)

ファイル名のルールを決める

ファイル管理においては、ファイル名をわかりやすく表記することが重要です。

ファイル名のルール
  • 「日付」+「ファイルの種類」
  • ファイル名はできるだけ短め
  • ファイル名の言語は統一


まずはすべてのファイルに共通するルールを作り、ファイル名を見れば何のファイルかが理解できるようにしましょう。

基本は「日付」+「ファイルの種類」

私はファイル名を「日付」+「ファイルの種類」で統一してます。


たとえば、 2020年1月15日のA株式会社との会議について報告書を作成すると

20200115_A株式会社_会議報告書


というファイル名にしています。


日付は西暦4桁・月2桁・日2桁(YYYYMMDD)の合計8桁でファイルの完成日または利用日を記載します。
日付のあとにつなぎの記号( 「_」アンダーバーなど )を入れ、ファイルの種類を記載すると、いつのどんなファイルなのかがひと目でわかります。


日付を最初に記載すると、日付順にファイルが並ぶためファイルを探すときに便利です。

ファイル名はできるだけ短め

ファイル名はできるだけ短めにするのがベストです。


たとえば、2020年の契約社員名簿を

20200115_2020年度契約社員名簿_全25名(男性2名・女性23名)


などと長々と表記してしまえば、ファイル名が途中で省略されたりするので探すときに手間がかかります。


契約社員の人数や男性か女性かはファイルを探すときにはいらない情報なので、タイトルに入れるべきではありません。


ファイル名は短いと内容がわからなくなりますが、あまりに長すぎるのはミスやストレスのもとになります。

ファイル名の言語を統一

外資系企業で働き始めてから加えたルールが、ファイル名の言語を統一することです。


ファイル名は日本語でも英語でも構いませんが、いったん言語を決めたらすべてのファイルを統一した言語で表記しましょう。
同じような内容のファイルがいろんな言語で乱立すると、探すのに時間がかかるうえ、ストレスがたまります。


このような表記ルールを守ることが、ファイル管理をするためにとても重要です。

フォルダをわかりやすく分類する

ファイル名の付け方以上に重要なのがフォルダの分類です。

フォルダ分類の工夫
  • フォルダは細分化する。
  • 先頭に2桁の整理番号を入れる。
  • 定期的に増えるフォルダは期間ごとに分類する。

フォルダを分類する際には、以上のような工夫をするとファイルの探しやすさ、使いやすさが向上します。

フォルダは細分化する

「〇〇株式会社ホームページ」というフォルダのなかに「画像」というフォルダを作ったとします。

ホームページの画像といっても、記事やサイドバー、ヘッダー、フッターなどホームページ内でも至るところに画像を使用します。
そのようなときは、ひとつのファイルにまとめると探しにくくなるため、フォルダ内に「記事」「サイドバー」といったように中項目のフォルダを作成し、体系化します。


ただし、階層はあまり深くしないようにしましょう。


あまり階層を深くしてしまうと、必要なファイルを探すときに何度もフォルダを開かないと開けられなくなってしまいます。

先頭に2桁の整理番号を入れる

フォルダやファイルを順番に並べたいときには、先頭に2桁の整理番号を入れます。

たとえば、「2020年度〇〇訓練」のフォルダの中にさらに6つのフォルダを作り、作業の進行に合わせて並べたいときは次のようなフォルダ名にします。

01.訓練大綱
02.スケジュール表
03.調整関連
04.訓練計画
05.訓練写真
06.報告書


フォルダ名やファイル名は、一般的に「数字(昇順)」→「英語(アルファベット順)」「ひらがな・カタカナ(あいうえお順)」「漢字(読みのあいうえお順)」の順番にソートされます。


ですので、先頭に整理番号を入れることで数字の順番にフォルダをそろえることができます。

定期的に増えるフォルダは期間ごとに分類する

定期的に増えていくフォルダは、期間を決めて分類するとわかりやすくなります。


たとえば、給与データや社内で毎月配布するデータは、定期的に増えていきますので、

201801~201812_給与データ
201901~201912_給与データ


などのように、期間ごとにフォルダを作って分類するとスッキリします。

不要なファイルがたまらないようにする

毎日仕事をしているとファイルはたまる一方です。
誤って古いデータを使っていたなどのつまらないミスをしないためにも、不要なファイルがたまらないようにすることが重要です。

不要なファイルをためない方法
  • ファイルの保存期間を決める。
  • 「とりあえず保管」のフォルダを作る。
  • 「old」フォルダを作る。

意識的に不要なファイルを削除するように心がけましょう。

ファイルの保存期間を決める

不要なファイルがたまらないようにするためには、パソコン内でファイルを保存する期間を決めましょう。


ほとんどのファイルは数年後には必要なくなるので、あらかじめ寿命を決めておく方が手間が省けます。


毎年バックアップを取っておけば、保存期間終了後にファイルが必要になっても、バックアップファイルから復元することができます。

「とりあえず保管」のフォルダを作る

きちんとファイル管理をしていても、仕事が忙しくてファイル名を付けて保管する時間すら作れないときもありますよね?
でも、ファイルをデスクトップ上に置いとくと、ファイルはたまっていく一方です。


そのようなことを避けるために、「とりあえず保管用のフォルダ」を作成しておきましょう。
ファイル名は「とりあえず保管」といった、わかりやすい名前がベストです。


ゴチャゴチャするのを避けられますが、週に1度は中身を整理するように心がけましょう。

「old」フォルダを作る

古くなったファイルを整理するために、「old」フォルダを作っておくととても便利です。


使わなくなったファイルは、速やかにoldフォルダに入れるようにしましょう。


こうすることで、バックアップをとった後でoldフォルダの中身を空にすれば、簡単に不要なファイルを処分することができます。

ファイル管理で失敗すること

ファイル管理でついついやってしまう2つのNG行動があります。

ファイル管理のNG行動
  • デスクトップ上にファイルを保存
  • 「最終」や「修正」というファイル名

この2つはファイル管理で失敗している人にありがちな管理です。

デスクトップ上にファイルを保存

デスクトップ上のファイルは、名称や更新日時などが見にくいのでミスにつながります。
また、デスクトップ上にファイルが散乱していると見栄えも悪いです。


「デスクトップには保存しない」「ファイルの更新はすべてフォルダ内で行う」というルールを徹底しましょう。

これらのルールを徹底することで、どのファイルが最新版なのかが明確になり作業の重複やミスを防ぐことができます。


「作業中のファイルやよく使うファイルにすぐアクセスしたい」という場合は、デスクトップにショートカットを作りましょう。

「最終」や「修正」というファイル名

「最終」や「修正」などという言葉が入ったファイル名をよく見かけますが、ミスの原因となるのでおすすめしません。


たとえば「計画書_最終」というファイルに修正が入ると「計画書_最終_02」になり、次は「提案書_計画書_03」、「計画書_最終_02_佐藤修正」などとなり、どのファイルが最新なのかわからなくなってしまいます。


ファイル名は「日付+種類+(必要に応じて)バージョン管理」を徹底しましょう。

ファイル管理のおすすめソフト

今まで紹介した方法がファイル管理の基本ですが、もっとしっかりとファイル管理をしていきたい方はファイル管理のソフトを使うのもいいでしょう。

Windows用おすすめソフト
Mac用おすすめソフト

まとめ:簡単に改善できるファイル管理の方法とおすすめソフト

以上が『簡単に改善できるファイル管理の方法とおすすめソフト』です。


「今は忙しいし…」「どうやって管理したらいいかわからないし…」と、つい先延ばしにしてしまいがちなファイル管理


しかし、思い切って時間を作ってファイルを整理してみると、スッキリと片付いて気持ちよく、そしてスムーズに仕事ができるようになります


仕事にとりかかる前にファイルを整理してみると「明日」が変わるかもしれませんよ!

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